Encargado de Prevención: Funciones, Requisitos y Cómo Designarlo

El Encargado de Prevención — oficialmente denominado "Sujeto Responsable" tras la reforma de 2024 — es la figura central de todo Modelo de Prevención de Delitos. La Ley 20.393 exige que la máxima autoridad administrativa de cada empresa designe a esta persona para liderar, supervisar y reportar sobre el cumplimiento del MPD. Sin un Encargado de Prevención correctamente designado, tu modelo simplemente no cumple con la ley. En esta guía te explicamos todo lo que necesitas saber: quién debe designarlo, qué funciones cumple, qué requisitos exige la ley y cómo hacerlo correctamente en tu PyME.

Base legal del Encargado de Prevención

El fundamento legal se encuentra en el artículo 4, numeral 1 de la Ley 20.393. Este establece que la máxima autoridad administrativa de la persona jurídica debe designar a uno o más responsables de la función de cumplimiento. La reforma introducida por la Ley 21.595 modernizó la terminología y reforzó los requisitos de autonomía y recursos.

El concepto es simple pero poderoso: la empresa necesita a alguien que se "haga cargo" de que el Modelo de Prevención de Delitos funcione de verdad. No un rol decorativo ni una firma en un documento, sino una persona con las herramientas y la autoridad para hacer su trabajo.

¿Quién debe designar un Encargado de Prevención?

Todas las personas jurídicas que quieran contar con un MPD efectivo — y por tanto con una defensa frente a la responsabilidad penal corporativa — deben designar un Encargado de Prevención. Sin embargo, existe una distinción importante según el tamaño de la empresa:

Empresas con ingresos iguales o superiores a 100.000 UF

Para estas empresas (grandes empresas con ingresos sobre aproximadamente $3.750 millones de pesos anuales), la designación de un Encargado de Prevención es obligatoria. No designar uno implica que el MPD es automáticamente deficiente.

Empresas con ingresos menores a 100.000 UF (la mayoría de las PyMEs)

Para PyMEs, la ley permite que el dueño, socio o accionista controlador asuma personalmente la función de Encargado de Prevención. También se permite designar a una persona externa si la empresa no tiene la estructura interna adecuada. Aunque no es estrictamente obligatorio designar a alguien distinto del dueño, hacerlo es altamente recomendable para demostrar independencia y compromiso genuino con el cumplimiento.

Requisitos legales del Encargado de Prevención

La ley establece requisitos específicos que deben cumplirse para que la designación sea válida:

1. Autonomía e independencia

El Encargado debe tener autonomía respecto de la administración, dueños, socios, accionistas y controladores de la empresa. No puede estar subordinado a la misma gestión que debe supervisar. Este fue uno de los problemas clave en el caso Corpesca: el encargado de prevención no tenía capacidad para supervisar al Gerente General, lo que dejó sin efecto todo el modelo.

2. Facultades efectivas de supervisión y gestión

No basta con el título. El Encargado necesita poder real para investigar, acceder a información, solicitar cambios en procesos y reportar hallazgos sin interferencia. Si el Encargado no puede actuar cuando detecta un problema, el MPD es de papel.

3. Acceso directo a la administración

Debe tener línea directa con la máxima autoridad de la empresa (directorio, junta de socios, administrador) para informar sobre las medidas implementadas, los riesgos detectados y el estado general del modelo. Los reportes deben ser al menos semestrales.

4. Recursos suficientes

La empresa debe proporcionar recursos materiales e inmateriales suficientes, proporcionales a su tamaño y capacidad económica. Esto incluye presupuesto para capacitaciones, herramientas tecnológicas, asesoría externa cuando sea necesaria y tiempo dedicado.

5. Formación o experiencia en compliance

Aunque la ley no exige títulos específicos, sí requiere que la persona tenga formación o experiencia mínima en cumplimiento o prevención. El nivel esperado se evalúa en proporción al tamaño y complejidad de la empresa.

6. Período de designación

La designación es por un período de hasta 3 años, renovable por períodos iguales. Debe formalizarse mediante un acto de designación documentado.

Funciones clave del Encargado de Prevención

Las responsabilidades del Encargado de Prevención abarcan todo el ciclo de vida del MPD:

1. Establecer el sistema de prevención: junto con la administración, diseñar e implementar el MPD completo.
2. Realizar y actualizar la evaluación de riesgos: mantener la Matriz de Riesgos al día, incorporando cambios en el negocio o la regulación.
3. Supervisar la implementación de políticas: verificar que los protocolos y procedimientos se apliquen en la operación diaria.
4. Gestionar el canal de denuncias: asegurar su correcto funcionamiento, confidencialidad y seguimiento de las denuncias recibidas.
5. Coordinar las capacitaciones: planificar, ejecutar y documentar el programa de formación para todos los colaboradores.
6. Elaborar reportes semestrales: informar a la máxima autoridad sobre el estado del MPD, riesgos detectados, denuncias gestionadas y mejoras implementadas.
7. Coordinar evaluaciones externas: facilitar el proceso de evaluación por terceros independientes.
8. Proponer mejoras: a partir de los hallazgos del monitoreo, denuncias e evaluaciones, recomendar ajustes al modelo.

Errores comunes al designar un Encargado de Prevención

Basándonos en la jurisprudencia chilena y los casos públicos, estos son los errores que debes evitar:

• Designación nominal: poner un nombre en un documento sin darle herramientas ni autoridad real. El tribunal de Corpesca fue categórico: un encargado sin poderes reales invalida todo el modelo.
• Conflicto de intereses: designar al mismo Gerente General o al jefe de finanzas. El Encargado debe poder supervisar a la administración, no depender de ella.
• Sin presupuesto: esperar que el Encargado haga su trabajo sin recursos dedicados. Esto incluye tiempo — si le asignas el rol como "tarea adicional" a alguien ya sobrecargado, no funcionará.
• Sin acceso al directorio: si el Encargado reporta a un gerente intermedio en lugar de a la máxima autoridad, pierde independencia y visibilidad.
• Sin formación: asumir que cualquier persona puede cumplir el rol sin capacitación específica en compliance y prevención de delitos.

Cómo designar al Encargado de Prevención paso a paso

Si estás listo para designar a tu Encargado de Prevención, sigue estos pasos:

1. Identifica al candidato: puede ser alguien interno con perfil de control, auditoría o legal, o una persona externa si tu empresa es pequeña.
2. Valida los requisitos: asegúrate de que cumple con los criterios de formación, independencia y disponibilidad.
3. Formaliza la designación: elabora un acto de designación escrito, aprobado por la máxima autoridad administrativa (directorio, junta de socios, administrador).
4. Define el alcance: especifica sus funciones, facultades, recursos asignados y línea de reporte.
5. Comunica internamente: toda la organización debe saber quién es el Encargado y cómo contactarlo.
6. Asigna presupuesto: define un presupuesto anual dedicado a la función de prevención.
7. Establece la cadencia de reportes: al menos semestrales a la máxima autoridad.

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